我们的脑子里是否存在很多管理的定式——例如，每年都要做预算？
在化妆品行业有这样一个笑谈：经济危机来的时候，女士们宁愿减掉丈夫的零花钱，也要保障自己的化妆品消费。化妆品行业虽然基本不受经济危机的影响，但在这个品牌林立、产品更新频繁的行业，竞争仍然异常激烈。提高营业收入，当然是企业不变的主题，但如何在提高营收的同时控制成本和费用，从而提升利润，则是企业立于不败之地更为核心的问题。
以出产美白保湿化妆水雪肌精而闻名的高丝化妆品有限公司（以下简称高丝），给出了这样一份答卷：半小时应对市场变化；库存成本累计下降1000多万元，降低50%；生产预算每年固定，不跟随营收的增加而增加。这是份让人吃惊的成绩。
物料需求计划 控制库存成本
高丝实行多品牌战略，旗下有雪肌精、AVENIR（艾文莉）以及RECIPEO（兰皙欧）等众多品牌，每个品牌又有很丰富的产品线。据高丝副总经理金建民介绍，高丝一种化妆品就涉及到几十种原料和十几种的包装材料，这些材料采购周期长短不一，但缺少任何一样，都生产不了。为了确保质量，高丝大多数的原料还都依赖进口，主要是从日本进口，采购周期也因此较长，有的需要长达3个月甚至更久。
化妆品属于快速消费品，它不是按照先接到订单再进行生产的方式，而是采用基于预测的生产方式。“化妆品的生命周期正变得越来越短。”金建民表示。市场需求的变化直接影响到原材料采购，如果采购跟不上变化，就会产生原材料断货或者积压的问题。
此前，高丝采用较为粗放的采购方式，往往一次就将所有的材料采购齐全，以防止耽误生产。但这样做的后果便是造成库存量过高。企业要么打折销售，品牌形象随之受到影响；要么就任由这些原材料报废，财务报表当然会跟着变坏。
为了使原材料采购具备更高的应对市场变化的能力，金建民建立了物料需求计划（MRP）系统。“我们是以月度的方式在运转MRP，也就是说每个月实际上就买1个月的量就够了。同样的原料可能原来买1～2次，现在最多的话可能会买12次，这样平均库存就下降了。”金建民表示。在上系统之前，为应对市场变化，高丝大概需要3天时间才能把原材料采购计划调整过来，现在30分钟基本上就可以了。1年下来，高丝大概削减了500多万元的库存金额，第二年则累计下降了1000多万元，存货结构也因此变得更加健康。
生产预算可以固定不变
“下面天天打报告，上面天天调预算，预算跟着报告跑。”这是很多企业在预算管理方面面临的固局。以致东南大学一位教授表示，严格意义上讲，中国大概99.9%的企业是不做预算的。
企业每次进行预算编制时，随着每年业务的发展，每个部门都会提出一个高于过去的支出预算。“没有人愿意削减自己的预算，没有这样傻的人。”金建民说。2年前，高丝也采用类似的方法，但是金建民发现高丝有两个特点——生产管理部门并不直接与市场销售紧密相连，每年费用变化不大；化妆品行业受经济周期影响不大，且高丝发展一直比较稳健，于是他就有了些新的想法：“我们以前做了10多年的预算编制，后来想想如果允许这样一种人为的东西，企业的费用控制就会变得很难。比如说某部门去年花了10万元，今年报了11万，公司批给他了，到了年底他控制在10.5万元，你肯定要表扬的。现在我把预算定在去年的水准上——10万元，做成9.8万元的时候我才表扬他，10.5万表示超了，证明这个部门还是有潜力可以挖的。”
从2008年开始，高丝开始在杭州的工厂采用固定预算。预算控制也因此变得很简单，预算就不需要编制了，而且部门每年都可以去评判预算比去年少花了多少钱，而这个少花的钱就是增加的利润。
当然，不同的部门有不同的预算管理方式。杭州工厂采用固定预算，市场和销售部门则不受固定预算的限制，高丝还采用滚动预算等其他方式。目前，高丝的预算管理已覆盖包括上到总经理、下到全国各个分支机构的全公司范围。
高丝预算管理系统还通过网上报销与总账系统保持联动。预算范围的费用必须是通过网上报销以后，才可以到财务部去报销。这有什么好处呢？金建民表示：“在系统联动以前，假如南京的销售部门在9月份发生了预算内的一笔费用，等到财务收到单据的时候可能已经到了10月份甚至更晚，这就产生了一个时间差，该部门就不能及时知道还有多少钱可以用、预算有没有超支。通过网上报销来进行联动，才会确保不会发生遗漏，使得预算管理的可靠性和及时性得到很大提升。”
另外，高丝预算管理的情况都通过可视化界面呈现出来，每个部门每个月都可汇总成简单的4行数据：当月预算、当月实际、累计预算、累计实际。白色表示正常，黄色表示当月费用超过当月预算，红色表示累计费用超过了累计预算。哪个部门管得好，哪个管得不好，总经理一目了然。
高丝的预算管理虽然严谨，却并非是死板的。“其实，我们做了两套预算，一套我们称为经营预算，还有一套是部门预算，部门预算加起来和经营预算其实是不相等的，也就是说公司还是储备了一些多余的资源。限定部门的预算，有利于部门提高成本削减的意识；同时，公司高层还掌握着最后一笔资源，以灵活应对市场的变化。”金建民表示。
